Polityka prywatności
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane są przetwarzane podczas korzystania z serwisu barman-mobilnie.pl, przygotowywania wyceny, zapisywania konfiguracji, kontaktu oraz zawierania i realizacji umowy.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest MOBILNIE.PL Jolanta Mróz, os. Dywizjonu 303 10/44, 31-871 Kraków, NIP 6782965268.
Kontakt w sprawach dotyczących danych: mobilnybarman@o2.pl, tel. 505 477 502.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
- dane kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, e-mail i telefon;
- dane dotyczące wydarzenia, m.in. data, miejsce, liczba gości, wybrane usługi, ustawienia konfiguratora i uwagi;
- przy przygotowaniu umowy: adres, a zależnie od rodzaju zamawiającego także PESEL, NIP, nazwa firmy i dane osoby reprezentującej;
- przy elektronicznym zawieraniu umowy: podpis złożony na ekranie (jeżeli wybrano ten tryb), numer i identyfikator wersji umowy, data i godzina akceptacji, treść i wersja oświadczenia dotyczącego prawdziwości danych i osoby dokonującej akceptacji oraz techniczne dane potwierdzenia, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce/urządzeniu;
- dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w zakresie opisanym niżej przy cookies, Analytics i Google Maps; dane organizacyjne dotyczące realizacji mogą być dodatkowo kopiowane do wewnętrznego Google Calendar administratora.
3. Cele i podstawy prawne
- Wycena, kontakt, rezerwacja i umowa — działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Obowiązki prawne i rozliczenia — gdy przechowanie danych lub dokumentów wynika z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków prawnych, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo serwisu, udokumentowanie przebiegu zawarcia umowy oraz dochodzenie lub obrona roszczeń — w tym zapis czasu potwierdzenia, identyfikatora wersji dokumentu, adresu IP i informacji technicznych związanych z akceptacją — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Organizacja rezerwacji i realizacji w Google Calendar — w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy i organizacji pracy, na podstawie wykonania umowy oraz prawnie uzasadnionego interesu administratora, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
- Analityka serwisu — Google Analytics 4 oraz anonimowe, zbiorcze liczniki etapów konfiguratora i diagnostyki błędów są uruchamiane wyłącznie po dobrowolnej zgodzie na analitykę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
- Wykorzystanie zdjęć w zakresie wymagającym zgody — na podstawie dobrowolnej zgody, którą można wycofać na przyszłość.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale część z nich jest niezbędna do przygotowania konkretnej wyceny, kontaktu, rezerwacji lub umowy. Brak danych wymaganych dla danego dokumentu może uniemożliwić jego przygotowanie lub zawarcie umowy.
PESEL, NIP i pełny adres nie są wymagane do zwykłego sprawdzenia ceny — pojawiają się dopiero w zakresie potrzebnym do przygotowania odpowiedniego dokumentu.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom, które zapewniają administratorowi usługi potrzebne do prowadzenia działalności, w szczególności dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, obsługi IT, księgowości lub pomocy prawnej — wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania tych usług.
W przypadku korzystania z funkcji Google odbiorcą danych może być także Google, zgodnie z zasadami opisanymi w punktach dotyczących Analytics, Map i Calendar.
6. Okres przechowywania
- zapisane konfiguracje serwisu, które nie przechodzą do dalszej obsługi, są co do zasady usuwane po około 90 dniach braku aktywności;
- dane związane z rezerwacją i umową, w tym historia elektronicznego potwierdzenia zawarcia umowy, są przechowywane przez czas realizacji sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń;
- PESEL i adres Zamawiającego użyte do przygotowania umowy są automatycznie usuwane z serwera po upływie 48 godzin od zawarcia umowy. Pełny dokument wysłany wcześniej e-mailem nie jest modyfikowany. Na serwerze pozostaje wersja PDF umowy bez PESEL-u i adresu Zamawiającego oraz pozostałe dane potrzebne do obsługi sprawy i udokumentowania zawarcia umowy;
- podpis złożony na ekranie jest przechowywany jako osobny plik tymczasowo — co do zasady maksymalnie przez 15 minut — do chwili dołączenia go do finalnego PDF albo anulowania operacji; po dołączeniu osobny plik podpisu jest usuwany, a podpis pozostaje elementem finalnego dokumentu;
- dokumenty rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do jej wycofania lub do zakończenia celu, dla którego zgoda została udzielona, z zastrzeżeniem zgodności wcześniejszego przetwarzania z prawem;
- w standardowej usłudze Google Analytics 4 dane na poziomie użytkownika i zdarzenia mogą być przechowywane zgodnie z ustawieniem usługi przez 2 lub 14 miesięcy; raporty zbiorcze mogą podlegać innym zasadom Google.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Zautomatyzowane decyzje
Serwis automatycznie oblicza ceny na podstawie wybranych usług i parametrów wydarzenia. Nie jest to zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące wobec użytkownika skutki prawne w rozumieniu RODO. Ostateczna dostępność terminu i zawarcie umowy wymagają potwierdzenia.
9. Cookies i pamięć przeglądarki
Serwis korzysta z pamięci przeglądarki (m.in. localStorage i sessionStorage) do zapamiętania ustawień kalkulatora, konfiguracji, stanu formularzy i decyzji dotyczącej cookies. Elementy konieczne do działania funkcji żądanej przez użytkownika są wykorzystywane bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym przez prawo.
Analityka nie jest niezbędna. Google Analytics 4 oraz anonimowe liczniki korzystania z konfiguratora i diagnostyki błędów są uruchamiane dopiero po kliknięciu „Akceptuję”. Wybór można później zmienić przez przycisk Ustawienia cookies w stopce.
10. Analityka serwisu i Google Analytics 4
Po wyrażeniu zgody serwis używa Google Analytics 4 do tworzenia statystyk korzystania ze strony. Dodatkowo na własnym serwerze zapisywane są wyłącznie zbiorcze liczniki etapów konfiguratora, miejsc jego opuszczenia, wygenerowanych dokumentów i błędów technicznych. Dla błędu technicznego może zostać zapisany jego typ, nazwa pliku skryptu oraz numer wiersza i kolumny. Dane te nie zawierają identyfikatora klienta, adresu IP, treści pól formularza ani komunikatu błędu i są przechowywane maksymalnie przez około 120 dni.
Do Analytics nie jest wysyłany token dostępu zapisanej konfiguracji ani pełny adres strony z parametrami zapytania — serwis przekazuje oczyszczony adres bez query stringu.
Google może przetwarzać m.in. informacje techniczne o urządzeniu, przeglądarce, przybliżonej lokalizacji i aktywności w serwisie. Więcej informacji: Polityka prywatności Google.
11. Google Maps, Places i Routes
Funkcja podpowiadania miejsca wydarzenia oraz obliczania odległości i czasu dojazdu korzysta z usług Google Maps Platform. Przy korzystaniu z tych funkcji przeglądarka komunikuje się z Google; mogą być przekazywane dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o urządzeniu, a także treść wpisywanego zapytania dotyczącego miejsca.
Funkcja ta służy do przygotowania wyceny dojazdu i ułatwienia wpisania miejsca realizacji. Więcej informacji o zasadach Google znajduje się w Polityce prywatności Google.
12. Google Calendar
Jeżeli administrator włączy wewnętrzną synchronizację terminarza, dane potrzebne do organizacji realizacji mogą być kopiowane do Google Calendar, w szczególności data i godziny, numer sprawy, imię i nazwisko lub oznaczenie klienta, dane kontaktowe, miejsce wydarzenia, liczba gości i zakres usług.
Synchronizacja jest jednokierunkowa z systemu MOBILNIE.PL do kalendarza administratora. Wygasłe rezerwacje bez zawartej umowy są usuwane z kalendarza przy synchronizacji. Więcej informacji: Polityka prywatności Google.
13. Transfer danych poza EOG
Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności Google, mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO i stosowanych przez danego dostawcę, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych — zależnie od danego procesu.
14. Elektroniczne potwierdzenie umowy
Wersja umowy przeznaczona do akceptacji może zostać przesłana na adres e-mail Zamawiającego z indywidualnym, jednorazowym linkiem służącym do potwierdzenia zapoznania się z dokumentem, akceptacji jego treści i zawarcia umowy. Link jest powiązany z konkretnym numerem i wersją pliku PDF. Samo otwarcie wiadomości, strony potwierdzenia lub PDF nie powoduje zawarcia umowy — wymagane jest użycie przycisku potwierdzającego.
W celu udokumentowania przebiegu akceptacji system może zapisać datę i godzinę, identyfikator oraz skrót kryptograficzny dokumentu, adres IP i informacje o przeglądarce/urządzeniu, a także dokładną treść, wersję i skrót kryptograficzny wymaganego oświadczenia dotyczącego prawdziwości danych oraz osoby dokonującej akceptacji. Wiadomość zawierająca indywidualny link do akceptacji jest kierowana na wskazany adres e-mail Zamawiającego.
15. Zapisana konfiguracja i link dostępu
Jeżeli konfiguracja zostanie zapisana na serwerze, może otrzymać indywidualny link zawierający losowy token dostępu. Taki link należy traktować jak link prywatny i nie publikować go w miejscach ogólnodostępnych. Token służy do ochrony zapisanej sprawy przed odczytem przez osoby, które nie posiadają właściwego linku.
16. Zmiany polityki i kontakt
Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmienią się funkcje serwisu, sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.
Pytania lub żądania dotyczące danych można kierować na mobilnybarman@o2.pl.